Khó khăn khi gọi điện chăm sóc khách hàng khi chưa có VOID IP?

  • Các cuộc gọi nội bộ và quốc tế sử dụng điện thoại truyền thống có chi phí cao. Cước phí tăng theo số lượng cuộc gọi và thời gian sử dụng.
  • Nhân viên chỉ có thể nhận/gọi điện tại văn phòng qua điện thoại bàn. Khó làm việc từ xa hoặc khi di chuyển vì không có giải pháp đồng bộ qua internet.
  • Không thể kết nối trực tiếp với phần mềm CRM hoặc các công cụ hỗ trợ chăm sóc khách hàng. Khi xảy ra sự cố, khó duy trì liên lạc nhanh chóng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
  • Không có chức năng ghi âm, chuyển tiếp cuộc gọi, hoặc phân tích dữ liệu cuộc gọi. Khó kiểm soát chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu hiệu suất làm việc.

VOID IP – Giải quyết hết các vấn đề về Sale Online

  • Cước phí gọi rẻ hơn so với điện thoại truyền thống, đặc biệt là khi gọi quốc tế, giảm chi phí đầu tư hạ tầng vì sử dụng mạng internet sẵn có.
  • Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại di động, điện thoại IP). Dễ dàng mở rộng số lượng người dùng mà không cần lắp đặt thêm đường dây điện thoại.
  • Hỗ trợ ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị trực tuyến. Dễ dàng kết nối với CRM, phần mềm quản lý khách hàng, giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
Liên hệ tư vấn ngay

05 lợi ích mà hệ thống VOID IP của GH2VS mang lại

VoIP giúp giảm đáng kể chi phí liên lạc so với hệ thống điện thoại truyền thống.

  • Gọi nội bộ miễn phí: Nhân viên trong cùng hệ thống có thể gọi nhau mà không mất phí.
  • Cước gọi ngoại mạng và quốc tế rẻ hơn: Các cuộc gọi ra bên ngoài (đặc biệt là quốc tế) có giá thành thấp hơn nhiều do sử dụng internet thay vì mạng điện thoại cố định.
  • Giảm chi phí đầu tư hạ tầng: Không cần đầu tư đường dây điện thoại riêng, chỉ cần có kết nối internet là có thể sử dụng.

VoIP không bị giới hạn bởi vị trí địa lý như điện thoại bàn truyền thống.

  • Nhân viên có thể làm việc từ xa: Chỉ cần có kết nối internet, nhân viên có thể nhận và gọi điện từ bất kỳ đâu (nhà riêng, công tác, đi du lịch…).
  • Sử dụng trên nhiều thiết bị: Có thể dùng trên điện thoại di động, máy tính, hoặc điện thoại bàn IP, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt hơn.
  • Chuyển hướng cuộc gọi dễ dàng: Nếu nhân viên không có mặt tại văn phòng, hệ thống có thể tự động chuyển tiếp cuộc gọi sang số khác hoặc thiết bị di động.

Khi doanh nghiệp mở rộng, việc nâng cấp hệ thống VoIP dễ dàng hơn so với tổng đài truyền thống.

  • Không cần kéo dây điện thoại mới: Chỉ cần thêm tài khoản người dùng mà không cần lắp đặt thêm đường dây vật lý.
  • Hỗ trợ số lượng lớn người dùng: Hệ thống có thể mở rộng nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp.
  • Cấu hình linh hoạt: Dễ dàng thêm hoặc thay đổi số điện thoại, nhóm cuộc gọi, nhánh tổng đài theo yêu cầu mà không cần kỹ thuật phức tạp.

VoIP có thể kết nối với các phần mềm quản lý, giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

  • Tích hợp với CRM: Ghi nhận lịch sử cuộc gọi, hiển thị thông tin khách hàng ngay khi có cuộc gọi đến, giúp nhân viên chăm sóc khách hàng tốt hơn.
  • Hỗ trợ ghi âm cuộc gọi: Doanh nghiệp có thể lưu lại cuộc gọi để đào tạo nhân viên hoặc giải quyết khiếu nại.
  • Tích hợp chatbot & AI: Một số hệ thống VoIP có thể sử dụng AI để tự động trả lời hoặc xử lý yêu cầu của khách hàng.

Tổng đài VoIP giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

  • Giải quyết cuộc gọi nhanh hơn: Hệ thống có thể tự động phân phối cuộc gọi đến nhân viên phù hợp, giảm thời gian chờ của khách hàng.
  • Chất lượng âm thanh tốt hơn: Với kết nối internet ổn định, chất lượng cuộc gọi VoIP thường tốt hơn so với điện thoại truyền thống.
  • Báo cáo và phân tích cuộc gọi: Quản lý có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, thời gian đàm thoại, hiệu suất nhân viên… để tối ưu hoạt động.

05 lợi ích mà phòng marketing thuê ngoài mang lại

Tiết kiệm chi phí
  • Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu chi phí
    nên chưa có phòng marketing dẫn đến thiếu tính cạnh tranh
  • Giúp bạn tối đa hóa lợi nhuận đồng thời tiết kiệm
    các chi phí marketing offline khác.
  • Tiết kiệm chi phí do sử dụng hiệu quả các kênh truyền thông
    và dịch vụ trọn gói.
Tăng chất lượng hiệu quả
  • Tự động phân loại khách hàng theo hạng thẻ, tích điểm (Loyalty).
  • Giúp chủ kinh doanh dễ dàng tạo các ưu đãi phù hợp với từng nhóm đối tượng khách hàng (VIP, khách hàng mới,…)
  • Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và tăng nhanh doanh thu bằng cách tạo chiến dịch phù hợp với từng nhóm khách hàng cụ thể.
Nhân sự chuyên môn cao
  • Tự động phân loại khách hàng theo: Tổng đơn đã mua, tổng chi tiêu, lần cuối mua hàng…
  • Giúp chủ kinh doanh xác định rõ khả năng quay trở lại và hành trình mua sắm dựa trên lịch sử mua hàng chi tiết.
  • Xây dựng kế hoạch kinh doanh và ưu đãi phù hợp giúp tăng trưởng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tiết kiệm thời gian
  • Tự động phân loại khách hàng theo hạng thẻ, tích điểm (Loyalty).
  • Giúp chủ kinh doanh dễ dàng tạo các ưu đãi phù hợp với từng nhóm đối tượng khách hàng (VIP, khách hàng mới,…)
  • Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và tăng nhanh doanh thu bằng cách tạo chiến dịch phù hợp với từng nhóm khách hàng cụ thể.
Hạn chế những rủi ro
  • Tự động phân loại khách hàng theo: Tổng đơn đã mua, tổng chi tiêu, lần cuối mua hàng…
  • Giúp chủ kinh doanh xác định rõ khả năng quay trở lại và hành trình mua sắm dựa trên lịch sử mua hàng chi tiết.
  • Xây dựng kế hoạch kinh doanh và ưu đãi phù hợp giúp tăng trưởng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Các bước triển khai Dự án VOID IP tại GH2VS

1: Tư vấn và khảo sát nhu cầu

  • Tiếp nhận yêu cầu: GH2VS làm việc với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu sử dụng tổng đài VoIP.
  • Khảo sát hạ tầng: Đánh giá hệ thống mạng, đường truyền internet và thiết bị hiện có của khách hàng.
  • Đề xuất giải pháp phù hợp: Tư vấn về gói dịch vụ, số lượng đầu số, tính năng cần thiết và chi phí triển khai.

3: Cấu hình và cài đặt hệ thống

  • Thiết lập tổng đài VoIP: Cài đặt phần mềm tổng đài (PBX) trên máy chủ hoặc cloud.
  • Kết nối thiết bị: Cấu hình điện thoại IP, softphone trên máy tính và di động.
  • Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối tổng đài với CRM, phần mềm quản lý doanh nghiệp nếu cần.

5: Hướng dẫn sử dụng và bàn giao hệ thống

  • Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn cách sử dụng tổng đài, cách nhận/gọi điện, chuyển tiếp cuộc gọi…
  • Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Hướng dẫn sử dụng bằng tài liệu hoặc video để hỗ trợ nhân viên dễ dàng tiếp cận.
  • Bàn giao hệ thống: Xác nhận hệ thống hoạt động tốt và bàn giao cho khách hàng.

2: Thiết kế hệ thống VoIP

  • Xây dựng sơ đồ tổng đài: Xác định cách tổ chức hệ thống, bao gồm số máy nhánh, nhóm cuộc gọi, IVR (hệ thống trả lời tự động)…
  • Lựa chọn thiết bị: Đề xuất điện thoại IP, softphone, máy chủ VoIP phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
  • Lập kế hoạch triển khai: Xác định tiến độ cài đặt, kiểm tra và vận hành thử nghiệm.

4: Kiểm tra và chạy thử nghiệm

  • Kiểm tra kết nối: Đảm bảo các cuộc gọi nội bộ và ngoại mạng hoạt động ổn định.
  • Test tính năng: Thử nghiệm IVR, ghi âm, chuyển hướng cuộc gọi, hội nghị thoại…
  • Xử lý sự cố: Điều chỉnh cấu hình nếu có lỗi phát sinh trong quá trình thử nghiệm.

6: Bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật

  • Giám sát hệ thống: Kiểm tra và đảm bảo tổng đài hoạt động ổn định sau khi triển khai.
  • Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ từ xa hoặc tại chỗ khi khách hàng gặp sự cố.
  • Nâng cấp và mở rộng: Hỗ trợ khách hàng nâng cấp tính năng hoặc mở rộng hệ thống khi cần.

1: Tư vấn và khảo sát nhu cầu

Tiếp nhận yêu cầu: GH2VS làm việc với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu sử dụng tổng đài VoIP.

Khảo sát hạ tầng: Đánh giá hệ thống mạng, đường truyền internet và thiết bị hiện có của khách hàng.

Đề xuất giải pháp phù hợp: Tư vấn về gói dịch vụ, số lượng đầu số, tính năng cần thiết và chi phí triển khai.

2: Thiết kế hệ thống VoIP

Xây dựng sơ đồ tổng đài: Xác định cách tổ chức hệ thống, bao gồm số máy nhánh, nhóm cuộc gọi, IVR (hệ thống trả lời tự động)…

Lựa chọn thiết bị: Đề xuất điện thoại IP, softphone, máy chủ VoIP phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

Lập kế hoạch triển khai: Xác định tiến độ cài đặt, kiểm tra và vận hành thử nghiệm.

3: Cấu hình và cài đặt hệ thống

Thiết lập tổng đài VoIP: Cài đặt phần mềm tổng đài (PBX) trên máy chủ hoặc cloud.

Kết nối thiết bị: Cấu hình điện thoại IP, softphone trên máy tính và di động.

Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối tổng đài với CRM, phần mềm quản lý doanh nghiệp nếu cần.

4: Kiểm tra và chạy thử nghiệm

Kiểm tra kết nối: Đảm bảo các cuộc gọi nội bộ và ngoại mạng hoạt động ổn định.

Test tính năng: Thử nghiệm IVR, ghi âm, chuyển hướng cuộc gọi, hội nghị thoại…

Xử lý sự cố: Điều chỉnh cấu hình nếu có lỗi phát sinh trong quá trình thử nghiệm.

5: Hướng dẫn sử dụng và bàn giao hệ thống

Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn cách sử dụng tổng đài, cách nhận/gọi điện, chuyển tiếp cuộc gọi…

Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Hướng dẫn sử dụng bằng tài liệu hoặc video để hỗ trợ nhân viên dễ dàng tiếp cận.

Bàn giao hệ thống: Xác nhận hệ thống hoạt động tốt và bàn giao cho khách hàng.

6: Bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật

Giám sát hệ thống: Kiểm tra và đảm bảo tổng đài hoạt động ổn định sau khi triển khai.

Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ từ xa hoặc tại chỗ khi khách hàng gặp sự cố.

Nâng cấp và mở rộng: Hỗ trợ khách hàng nâng cấp tính năng hoặc mở rộng hệ thống khi cần.